Politique de confidentialité

Nous pouvons modifier le présent Avis de confidentialité de temps à autre, auquel cas nous mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » figurant ci-dessus. Nous vous informerons des modifications importantes conformément à la loi applicable, par exemple par l’intermédiaire des Services ou par e-mail, et recueillerons votre consentement ou prendrons d’autres mesures lorsque cela est requis. Les modifications ne sauraient remettre en cause rétroactivement les engagements relatifs aux informations déjà collectées en l’absence d’une base légale et de toute information ou de tout consentement requis.

Lorsque vous utilisez les Services ou y accédez, nous collectons les catégories d’informations décrites ci-dessous auprès de vous, à partir de votre utilisation des Services et auprès d’autres sources. Nous utilisons les informations pour fournir les fonctionnalités que vous demandez, gérer votre compte, vous apporter une assistance, administrer les paiements, assurer la sécurité, prévenir les utilisations abusives, respecter nos obligations légales et constater, exercer ou défendre des droits en justice. Nous utilisons également les informations d’utilisation et de diagnostic pour comprendre et améliorer les Services, sous réserve des restrictions relatives aux contenus privés exposées ci-dessous. Les bases légales décrites dans le présent Avis ne s’appliquent que lorsqu’elles sont reconnues par la loi applicable ; des informations régionales complémentaires figurent à la section « Droits relatifs à la vie privée ».

Informations que vous nous fournissez

Certaines fonctionnalités des Services nécessitent des informations pour fonctionner. Vous pouvez choisir de ne pas les fournir, mais cela peut vous empêcher d’utiliser la fonctionnalité concernée. Les informations que vous fournissez et les informations générées par votre utilisation de ces fonctionnalités comprennent :

• Les coordonnées, telles que votre adresse e-mail et les autres coordonnées que vous choisissez de fournir. Nous utilisons ces informations pour créer et gérer votre compte et pour fournir les Services en exécution du contrat qui nous lie à vous. Nous les utilisons également pour vous adresser nos propres communications marketing, avec votre consentement lorsque la loi l’exige. Vous pouvez vous y opposer comme décrit ci-dessous.
• Les informations de compte, telles que votre nom d’utilisateur, les détails de votre profil, votre langue, l’identifiant de votre compte et vos informations d’authentification. Vous pouvez créer votre compte ou y accéder au moyen d’une inscription par e-mail ou d’un fournisseur tiers pris en charge, tel que Google ou Apple. Nous utilisons ces informations pour créer, gérer et sécuriser votre compte et pour exécuter le contrat qui nous lie à vous. Il vous incombe de préserver la sécurité de vos identifiants de compte. Si vous pensez que votre compte a été compromis, veuillez nous contacter immédiatement.
• Les enregistrements et contenus de l’utilisateur, tels que les fichiers audio, transcriptions, étiquettes d’intervenants, synthèses, instructions (prompts), notes, fichiers téléversés, photos, documents et messages, ainsi que les métadonnées associées, telles que les noms de fichiers et les horodatages. Nous traitons ces informations au moyen des fonctionnalités d’enregistrement, de discussion, de capture et de création de contenu que vous utilisez, afin d’exécuter le contrat qui nous lie à vous. Les fichiers audio peuvent contenir la voix d’autres personnes se trouvant à portée de votre appareil.

L’Écoute et l’Enregistrement traitent des données audio lorsque vous accordez l’accès au microphone et lancez la fonctionnalité correspondante dans Ambi. Vous pouvez mettre en pause ou arrêter l’Écoute ou l’Enregistrement depuis l’Application. Les données audio nécessaires à la transcription et au traitement par l’IA sont transmises à des services cloud, directement ou par l’intermédiaire de nos serveurs. Les données audio de l’Écoute sont diffusées en continu vers Soniox pour une transcription en temps réel et ne sont pas stockées dans le cloud. L’Écoute permet de conserver un contexte continu ; l’Enregistrement actif permet de sauvegarder les données audio enregistrées en vue d’une utilisation ultérieure. Les données audio, les transcriptions, les synthèses et la Mémoire sont soumises à des règles de conservation distinctes, telles qu’exposées à la section « Sécurité et conservation des données ».

Les étiquettes d’intervenants permettent de distinguer les personnes qui s’expriment au cours d’une conversation et ne constituent pas une preuve d’identité. La version de lancement n’extrait ni ne stocke d’empreintes vocales et n’utilise pas d’empreintes vocales pour identifier une personne déterminée. Si une fonctionnalité d’identification vocale est proposée, nous en expliquerons la finalité, fournirons toute information complémentaire et obtiendrons tout consentement ou toute autorisation écrite requis avant le traitement concerné. L’acceptation du présent Avis par un titulaire de compte n’autorise pas l’enregistrement de la voix d’une autre personne.

• Entrées et Sorties. Nous traitons les informations que vous soumettez à nos outils fondés sur l’IA (les « Entrées ») afin de générer des réponses ou d’autres contenus (les « Sorties »), tels que des transcriptions, synthèses, réponses, actions à mener, étiquettes, résultats de recherche et éléments de mémoire, afin d’exécuter le contrat qui nous lie à vous. Le traitement par l’IA peut produire des informations inexactes ou incomplètes.
• Les informations de Mémoire et de personnalisation, y compris les informations que vous sauvegardez ou nous demandez de retenir et les informations extraites ou déduites automatiquement de captures, d’enregistrements, de conversations, de tâches accomplies et de vos interactions. Il peut s’agir de préférences, d’un contexte récurrent, de faits, de synthèses, de profils de personnes et de l’historique de relations. Nous les utilisons pour personnaliser vos propres Sorties, conserver le contexte et organiser les informations dans le cadre des Services que vous demandez. La Mémoire peut être incomplète ou inexacte et peut contenir des informations personnelles vous concernant ou concernant d’autres personnes. Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou l’effacement comme décrit à la section « Droits relatifs à la vie privée », y compris lorsqu’aucune option en libre-service n’est disponible.
• Les informations relatives aux tâches, aux rappels et aux interactions proactives, telles que les intitulés de tâches, les échéances, les statuts, les références aux sources, les règles de rappel, les paramètres de notification, l’historique d’accomplissement et les enregistrements des invites proactives (par exemple, les interactions « À noter », « Suggéré » et « Besoin de vous »), que nous utilisons pour fournir la gestion des tâches, les rappels et les fonctionnalités proactives, dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie à vous.
• Les informations de partage et de collaboration, telles que les informations relatives aux destinataires, les liens de partage et les contrôles d’accès, lorsque vous choisissez de partager des enregistrements, des synthèses, des liens ou d’autres contenus avec des tiers (y compris des tiers qui ne disposent pas d’un compte enregistré auprès des Services), dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie à vous.
• Les actions effectuées pour votre compte dans d’autres services, y compris le contenu, les destinataires, les comptes de destination, les paramètres de l’action, les preuves de confirmation, le statut, les horodatages et les journaux d’actions. Nous utilisons ces informations pour exécuter, sécuriser et dépanner l’action que vous demandez. Les actions externes, telles que l’envoi d’un e-mail, la modification d’un événement d’agenda, le partage ou la modification d’un fichier, l’exécution d’un paiement ou l’acceptation de conditions de tiers, nécessitent l’autorisation et la confirmation décrites dans nos Conditions d’utilisation. La connexion d’un compte ou la réception d’une suggestion n’autorise pas, à elle seule, une action externe.
• Les informations d’abonnement et de paiement, telles que la formule choisie, le statut de votre abonnement, le solde et l’utilisation de vos Crédits, les historiques d’achats et de transactions, ainsi que les informations de facturation que vous fournissez. Nous utilisons ces informations pour traiter les achats, administrer les abonnements et les Crédits, fournir une assistance en matière de facturation et respecter nos obligations comptables et fiscales. Les prestataires de paiement traitent également des informations conformément à leurs propres avis de confidentialité.
• Toute autre information que vous choisissez d’inclure dans vos communications avec nous, par exemple lorsque vous contactez notre service client, dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie à vous.

Nous n’utilisons pas vos contenus privés, y compris les enregistrements, transcriptions, instructions, fichiers, messages, synthèses, la Mémoire, les contenus issus des connecteurs et les autres Entrées ou Sorties, pour entraîner, optimiser ou développer les Services. Le traitement nécessaire pour répondre à vos demandes, conserver le contexte et personnaliser votre propre expérience fait partie de la fourniture des Services. L’utilisation des informations d’utilisation et de diagnostic décrite ci-dessous n’autorise pas l’utilisation de contenus privés à des fins de développement général des produits.

Des prestataires tiers de modèles d’IA et de reconnaissance automatique de la parole (« ASR ») traitent les contenus nécessaires à la fourniture des fonctionnalités demandées, y compris la transcription et la génération de Sorties. Nos principaux prestataires comprennent OpenAI, Anthropic et Google (Gemini) pour le traitement par l’IA, Soniox pour la reconnaissance vocale et Google Cloud Platform pour l’infrastructure cloud ; des prestataires d’intégration contribuent également à ces processus. Le traitement effectué par nos prestataires demeure soumis aux finalités et aux restrictions décrites dans le présent Avis et aux accords applicables. L’absence d’entraînement de modèles ne signifie pas qu’aucune information n’est transmise à un prestataire ou conservée par celui-ci.

L’accès du personnel autorisé aux informations de compte et aux informations techniques est limité aux finalités de service, d’assistance, de sécurité et juridiques permises par le présent Avis. L’examen humain facultatif des récapitulatifs, des tâches et de la Mémoire est désactivé par défaut. Si vous l’activez séparément dans les Réglages, seul un nombre restreint de membres du personnel autorisés aux États-Unis peut examiner ces catégories, aux fins expliquées lors de votre activation. Les enregistrements, transcriptions et discussions ne sont pas accessibles à l’examen humain par le personnel d’Ambi, que vous activiez ou non cette option. Vous pouvez retirer votre choix pour les examens futurs. Cette option ne prévaut pas sur nos restrictions relatives aux contenus privés, sur les droits d’autres personnes ni sur les restrictions applicables des plateformes.

Informations collectées automatiquement

Nous collectons automatiquement des informations relatives aux appareils et à l’utilisation afin d’exploiter, de sécuriser et de dépanner les Services, de comprendre l’utilisation des fonctionnalités et d’en améliorer les performances. Il s’agit notamment :

• Des informations relatives à l’appareil, telles que le modèle de votre appareil, la version de l’application, le système d’exploitation et les identifiants de l’appareil.
• Des informations d’interaction et de diagnostic, telles que l’utilisation des fonctionnalités, les clics, les journaux d’erreurs et de plantages, ainsi que les identifiants de compte ou d’appareil associés à ces événements.

Nos outils d’analyse de produit, y compris PostHog, utilisent des événements d’utilisation structurés et des identifiants plutôt que le contenu des enregistrements, transcriptions, instructions ou autres contenus privés. Les identifiants liés à un compte demeurent des informations personnelles même si un nom ou une adresse e-mail en est retiré. Lorsque des cookies, SDK ou technologies similaires requièrent un consentement, nous sollicitons ce consentement avant leur utilisation et proposons les choix exigés par la loi applicable. Des technologies essentielles peuvent être nécessaires au fonctionnement demandé et à la sécurité.

Informations collectées auprès d’autres sources

Nous pouvons obtenir des informations vous concernant auprès de sources externes, y compris des informations que nous collectons directement auprès de tiers et des informations provenant de tiers que vous choisissez de partager avec nous. Ces informations comprennent :

• Les informations que nous recevons lorsque vous choisissez de vous connecter aux Services ou d’y accéder par l’intermédiaire d’un fournisseur tiers, tel que Google ou Apple, que nous utilisons pour gérer votre compte et vos informations de connexion, dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie à vous. Ces fournisseurs traitent les données d’authentification conformément à leurs propres conditions et nous transmettent vos informations de connexion, telles que votre nom, votre adresse e-mail et les informations de compte complémentaires que vous autorisez.
• Les informations que nous recevons des connecteurs, tels que Google Calendar, Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Slack et Lark, lorsque vous choisissez de connecter un service pris en charge. Selon les autorisations que vous accordez, il peut s’agir de détails d’agenda, du contenu et des métadonnées d’e-mails ou de messages, de documents, de fichiers, d’identifiants de compte, de jetons d’accès et de périmètres d’autorisation. Nous utilisons ces informations pour fournir les fonctionnalités connectées et les actions autorisées que vous demandez. Les autorisations sont limitées à celles que vous accordez ; elles ne donnent pas nécessairement à Ambi l’accès à l’intégralité de votre compte tiers. Des prestataires tiers d’intégration peuvent faciliter une connexion.

Vous pouvez révoquer l’accès d’un connecteur dans les Réglages d’Ambi ou au moyen des autorisations de compte de la plateforme connectée. La révocation met fin aux accès futurs ainsi qu’aux actions en attente ou relancées qui dépendent de cette autorisation. Une action déjà soumise à un tiers peut avoir pris effet et peut ne pas être réversible. Les informations déjà importées sont soumises aux règles de conservation ci-dessous. S’agissant des données Google, nous cessons d’obtenir de nouvelles données après la déconnexion et supprimons les données Google précédemment obtenues dans un délai de 30 jours, sauf si leur conservation est exigée par la loi.

Notre utilisation et notre transfert des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use), ainsi que les règles applicables aux API Google Workspace. Ces restrictions s’appliquent également aux données dérivées couvertes, y compris la Mémoire concernée. Nous n’utilisons pas les données Google couvertes pour entraîner ou améliorer des modèles d’IA généralistes, et n’autorisons pas une telle utilisation par les prestataires d’IA ou d’ASR. L’examen humain, la communication et les autres utilisations demeurent soumis à ces règles ; l’acceptation générale du présent Avis ou un choix facultatif d’examen n’autorise pas une utilisation interdite.

Les informations obtenues auprès d’autres sources sont traitées conformément au présent Avis de confidentialité. Les tiers demeurent responsables de leurs traitements indépendants conformément à leurs propres politiques. Cela ne limite pas notre responsabilité à l’égard des informations que nous traitons. Voir la section « Sites web et contenus de tiers » ci-dessous.

Informations concernant d’autres personnes

Les enregistrements, les contenus téléversés, les comptes connectés, les partages et les actions autorisées peuvent contenir des informations concernant des participants à une réunion, des correspondants, des contacts ou d’autres personnes qui ne disposent pas d’un compte Ambi. Nous pouvons recevoir leur voix, leur nom, leurs communications, leurs fichiers et le contexte associé de la part d’un utilisateur d’Ambi ou du service connecté de cet utilisateur, et générer à partir de ces informations des transcriptions, des synthèses ou de la Mémoire afin de fournir les fonctionnalités demandées. Les utilisateurs doivent fournir les informations requises et obtenir les autorisations nécessaires avant d’enregistrer ou de fournir les informations d’autres personnes, et cesser l’enregistrement lorsque l’autorisation requise fait défaut ou est retirée. Cela ne remplace pas nos propres obligations légales.

Si vos informations figurent dans des contenus traités par Ambi, vous pouvez contacter support@ambi.ai sans créer de compte. Nous pouvons vous demander les informations raisonnablement nécessaires pour identifier les contenus concernés et vérifier votre demande, tout en protégeant les informations d’autres personnes. Les contenus et les déductions qui en résultent peuvent comporter des informations sensibles, telles que des informations relatives à la santé, selon ce qui est fourni ou capturé. Nous ne traitons de telles informations que lorsqu’une base légale applicable et toute condition ou autorisation supplémentaire exigée par la loi sont réunies.

Informations désidentifiées

Nous pouvons désidentifier ou anonymiser des informations de sorte qu’elles ne puissent raisonnablement être reliées à une personne ni servir à déduire des informations la concernant, ou collecter des informations se présentant déjà sous cette forme. Nous pouvons les utiliser à des fins autorisées par la loi, sous réserve des restrictions relatives aux contenus privés et des exigences applicables des plateformes décrites ci-dessus. Nous conservons et utilisons les informations désidentifiées sous forme désidentifiée et ne tentons pas de les réidentifier, sauf lorsque la loi le permet afin de tester notre processus de désidentification. Le simple remplacement de noms par des identifiants ne rend pas les informations anonymes.

Nous pouvons communiquer vos informations à des fins légitimes, sous réserve du présent Avis de confidentialité, notamment :

• Aux fournisseurs ou autres prestataires de services qui nous aident à fournir les Services, y compris pour l’hébergement et le stockage dans le cloud, le traitement par des modèles d’IA et d’ASR, l’intégration des connecteurs, l’authentification, l’analyse, les notifications, l’assistance client et l’administration des paiements ou des abonnements. Nous leur fournissons les informations pertinentes au regard de leurs fonctions, sous réserve des exigences applicables en matière de finalité, de confidentialité et de protection des données.
• À nos sociétés affiliées ou à d’autres entités de notre groupe, sur le fondement de notre intérêt légitime à fournir efficacement les Services.
• Aux intégrations tierces et aux agents externes selon vos instructions, y compris les services d’agenda, de messagerie électronique, de stockage, de documents, de messagerie instantanée ou d’agents que vous choisissez de connecter ou d’utiliser. Les tâches ou actions demandées peuvent nécessiter l’envoi à ces services de contenus, du contexte pertinent, des paramètres de l’action et des coordonnées des destinataires. Leurs traitements indépendants sont régis par leurs propres politiques.
• À d’autres utilisateurs ou destinataires, mais uniquement lorsque vous choisissez de partager des synthèses, des liens ou d’autres contenus, ou de rendre autrement des informations visibles par d’autres personnes, afin d’exécuter le contrat qui nous lie à vous et sur le fondement de notre intérêt légitime à vous donner accès aux Services.
• Aux conseillers professionnels, tels que les auditeurs, cabinets d’avocats ou cabinets d’expertise comptable, sur le fondement de notre intérêt légitime à évaluer, protéger, faire valoir et défendre nos droits et à respecter nos obligations légales et réglementaires.
• À des tiers dans le cadre ou en prévision d’une cession d’actifs, d’une fusion, d’une acquisition ou de toute autre opération commerciale, y compris dans le contexte d’une procédure de faillite ou de toute autre restructuration, sur le fondement de notre intérêt légitime à exploiter une entreprise prospère et efficace.
• Pour des raisons juridiques et de sécurité, lorsque la loi l’exige ou le permet, y compris pour répondre à des procédures judiciaires valables et à des demandes des autorités de régulation, prévenir la fraude ou les activités illicites, constater, exercer ou défendre des droits en justice, protéger la sûreté et la sécurité de notre entreprise et des personnes, et faire respecter nos conditions ou autres accords.

Nous pouvons fournir des liens vers des sites web ou plateformes de tiers et afficher ou mettre à disposition des contenus, données, applications ou documents provenant de tiers. Si vous suivez des liens vers des sites ou plateformes que nous ne contrôlons pas et qui ne nous sont pas affiliés, il vous appartient de consulter l’avis de confidentialité, les politiques et les autres conditions applicables. Nous ne sommes pas responsables de la confidentialité ou de la sécurité de ces sites ou plateformes, ni des informations qui s’y trouvent, ni de l’exactitude, de l’exhaustivité ou de la fiabilité des contenus de tiers. Les informations que vous fournissez dans des espaces publics ou semi-publics, tels que des plateformes de réseaux sociaux tierces, peuvent également être consultées par d’autres utilisateurs des Services et/ou par les utilisateurs de ces plateformes tierces, sans limitation quant à leur utilisation. L’inclusion de tels liens n’implique pas, à elle seule, une quelconque approbation du contenu de ces plateformes ou de leurs propriétaires ou exploitants.

Nos Services sont destinés aux utilisateurs âgés d’au moins 18 ans et ayant atteint l’âge légal de la majorité dans leur pays ou leur région de résidence, l’âge le plus élevé étant retenu. Nous ne permettons pas sciemment à une personne n’ayant pas atteint ce seuil d’âge de créer un compte. Les contenus fournis par des utilisateurs adultes peuvent néanmoins contenir des informations concernant des enfants ou d’autres mineurs. Si nous apprenons qu’un mineur s’est inscrit ou que les informations d’un enfant ont été traitées de manière illicite, nous prendrons les mesures appropriées exigées par la loi, y compris leur suppression le cas échéant. Un parent ou un tuteur peut nous contacter au sujet des informations d’un enfant en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles commercialement raisonnables, conçues pour protéger les informations personnelles contre tout accès, toute utilisation ou toute communication non autorisés, y compris le chiffrement et les restrictions d’accès. Aucun système n’est totalement sûr et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Veuillez protéger vos identifiants et éviter de transmettre des informations sensibles par des canaux non sécurisés.

Nous conservons les informations pendant les durées ou pour les finalités indiquées ci-dessous, sous réserve des demandes d’effacement valables et de la loi applicable. Lorsqu’aucune durée déterminée n’est précisée, nous prenons en compte la nature et la sensibilité des informations, la fonctionnalité demandée, l’activité du compte, les exigences légales et comptables, les besoins de sécurité ainsi que la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Toute conservation exceptionnelle est limitée à la finalité concernée et n’autorise ni la poursuite de la personnalisation ni une nouvelle utilisation.

Les règles suivantes distinguent les fichiers originaux, les contenus sauvegardés, les journaux d’utilisation et les données issues des connecteurs :

Vous pouvez supprimer votre compte dans les Réglages. Dès que vous confirmez la suppression, nous supprimons immédiatement les informations de votre compte et les contenus de l’utilisateur stockés, y compris les enregistrements, transcriptions, synthèses, discussions, tâches et la Mémoire, ainsi que les journaux opérationnels et données intermédiaires liés au compte placés sous notre contrôle. La suppression du compte ne comporte aucun délai de réflexion ni aucune période de récupération. Vous pouvez également formuler une demande concernant des informations personnelles particulières selon la procédure ci-dessous, sans supprimer votre compte. Les demandes valables s’étendent aux informations dérivées pertinentes, y compris la Mémoire, ainsi qu’aux destinataires lorsque la loi l’exige. Les règles distinctes de conservation légale applicables aux historiques de facturation, de transactions et de demandes relatives à la vie privée exposées ci-dessus continuent de s’appliquer. Le traitement effectué par les prestataires de services demeure soumis à nos instructions de suppression applicables et aux exigences légales. Les enregistrements conservés de manière indépendante par les prestataires pour satisfaire à leurs propres obligations légales sont soumis à leurs règles de conservation applicables et ne peuvent être utilisés pour poursuivre la personnalisation d’Ambi. Les copies détenues de manière indépendante par des destinataires ou des services connectés sont soumises à leurs propres procédures et à la loi applicable.

Nous sommes établis aux États-Unis, et nos principaux serveurs et moyens de stockage, y compris l’infrastructure Google Cloud, sont situés aux États-Unis. Les informations sont également traitées par les prestataires qui contribuent aux Services. Le personnel autorisé d’assistance et d’ingénierie situé aux États-Unis peut accéder aux informations à des fins autorisées. Le personnel situé en Chine dispose d’un accès restreint aux identifiants liés aux comptes et aux informations d’utilisation ; ces identifiants ne deviennent pas anonymes du seul fait que les noms ou adresses e-mail en sont retirés.

Les transferts internationaux et les accès à distance sont soumis aux exigences applicables en matière de protection des données. Pour les informations protégées par le droit de l’UE/EEE, un transfert nécessite une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de mesures supplémentaires si nécessaire, ou une dérogation autorisée. Un cadre d’adéquation ne couvre que les destinataires relevant de son champ d’application. Vous pouvez contacter support@ambi.ai pour obtenir des informations sur les garanties applicables à vos informations ainsi qu’une copie de celles-ci lorsqu’elle est disponible, avec les occultations nécessaires. La prise de connaissance du présent Avis ne constitue pas en soi un consentement à un transfert international.

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de certains droits à l’égard de vos informations personnelles. Veuillez toutefois noter que plusieurs de ces droits ne s’appliquent que dans certaines circonstances et que tous ces droits peuvent être limités par la loi.

• Accès / Droit de savoir : Vous pouvez avoir le droit de demander l’accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet et d’obtenir des précisions sur les informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet, y compris les catégories d’informations personnelles, les catégories de sources auprès desquelles les informations ont été collectées, les finalités professionnelles ou commerciales de la collecte des informations personnelles, les catégories de tiers auxquels nous communiquons des informations personnelles et les éléments spécifiques d’informations personnelles que nous avons collectés à votre sujet. Vous pouvez également demander à obtenir la liste des tiers spécifiques, autres que des personnes physiques, auxquels nous avons communiqué vos informations personnelles.
• Suppression / Effacement : Vous pouvez avoir le droit de demander que nous supprimions les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Rectification : Vous pouvez avoir le droit de demander que nous rectifiions les informations personnelles inexactes que nous détenons à votre sujet.
• Portabilité : Vous pouvez avoir le droit de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet dans un format portable et, dans la mesure où cela est techniquement possible, facilement réutilisable, et de demander que nous les transmettions à un tiers.
• Limitation du traitement : Vous pouvez avoir le droit d’exiger que nous cessions, suspendions ou limitions le traitement des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Opposition : Vous pouvez avoir le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement fondé sur l’intérêt légitime, et de vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection directe.
• Opposition au marketing : Vous pouvez vous opposer à tout moment au marketing en suivant les instructions de désabonnement ou d’opposition figurant dans nos communications. Si vous vous y opposez, nous pouvons continuer à vous adresser des messages transactionnels ou administratifs, tels que des e-mails relatifs à votre compte.
• Retrait du consentement : Lorsque nous nous fondons sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait et peut nous empêcher de fournir une fonctionnalité qui dépend de ce consentement.
• Droits supplémentaires prévus par les États américains : Le cas échéant, vous pouvez vous opposer à la vente, à la publicité ciblée ou au profilage utilisé pour des décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires, et exercer les droits relatifs aux données sensibles. Nous ne vendons pas d’informations personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Lorsque cela est requis, nous respectons les signaux reconnus de préférence d’opposition pour les traitements concernés. Ces droits ne s’appliquent pas automatiquement à toute forme de personnalisation.

Soumettre une demande

Pour formuler une demande, veuillez envoyer un e-mail à support@ambi.ai. Vous n’avez pas besoin de créer un compte, de fermer votre compte ou de résilier un abonnement pour exercer un droit applicable en matière de vie privée. Vous pouvez désigner l’enregistrement, la communication, l’élément de Mémoire ou toute autre information spécifique concernée et fournir un contexte suffisant pour nous permettre de le retrouver.

Nous n’exercerons aucunes représailles et ne vous ferons subir aucune discrimination illicite pour avoir exercé vos droits. Nous pouvons vous demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité et votre qualité pour agir, telles que votre adresse e-mail enregistrée ou des éléments de contexte relatifs aux informations demandées. Lorsque la loi le permet, vous pouvez recourir à un mandataire autorisé ; nous pouvons exiger une preuve du mandat et des vérifications d’identité proportionnées. Nous répondons dans les délais légaux applicables et motivons tout refus ou toute limitation lorsque cela est requis. Si vous disposez d’un droit de recours, envoyez un e-mail à support@ambi.ai avec pour objet « Recours en matière de confidentialité ». Nous vous communiquerons la décision et ses motifs dans le délai applicable et, lorsque cela est requis, vous expliquerons comment saisir le procureur général (Attorney General) de l’État concerné ou toute autre autorité si votre recours est rejeté.

Nous limitons les informations de vérification à ce qui est nécessaire pour traiter la demande ou le recours en toute sécurité. Les demandes sont en principe gratuites ; nous ne facturerons des frais raisonnables ou ne refuserons une demande que lorsque la loi applicable le permet, et nous en expliquerons la raison. La vérification ne donne lieu à aucuns frais. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente sans nous contacter au préalable ni épuiser la procédure de recours, lorsque la loi applicable le permet.

Résidents de l’UE et de l’EEE

Lorsque le RGPD s’applique, nous nous fondons sur l’exécution du contrat pour les traitements objectivement nécessaires à la création et à la gestion de votre compte, à la fourniture des fonctionnalités d’enregistrement, de transcription, de Mémoire et d’actions demandées, et à l’administration des achats. Nous nous fondons sur les obligations légales découlant du droit de l’Union ou du droit d’un État membre applicable ; sur l’intérêt légitime pour des finalités proportionnées de sécurité, de prévention de la fraude, d’assistance, d’analyse d’utilisation autorisée, d’administration de l’entreprise et de gestion des droits en justice, sous réserve de vos droits ; et sur le consentement pour les traitements qui l’exigent légalement, y compris le suivi facultatif et le marketing concernés.

Pour les informations concernant des personnes qui ne sont pas parties à notre contrat, nous ne nous fondons pas sur le contrat du titulaire du compte comme base légale à leur égard. Nous nous fondons sur l’intérêt légitime à fournir la fonctionnalité demandée uniquement lorsque cela est licite et après avoir pris en considération les intérêts et les droits de la personne concernée, ou obtenons son consentement lorsque cela est requis. Les catégories particulières de données nécessitent une condition supplémentaire au titre de l’article 9, telle que le consentement explicite le cas échéant ; l’autorisation de l’utilisateur ne suffit pas, à elle seule, à remplir cette condition à l’égard d’une autre personne.

Vous disposez des droits applicables décrits ci-dessus et pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous estimez qu’une violation a été commise. Lorsque l’article 22 s’applique, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, sous réserve de ses exceptions et garanties, y compris le droit d’obtenir une intervention humaine et de contester la décision lorsque cela est requis. Une personnalisation ordinaire ne signifie pas, en soi, qu’une telle décision est prise. Vous pouvez nous demander des informations sur toute décision concernée et sur les garanties applicables.

Résidents du Royaume-Uni

Lorsque le RGPD britannique (UK GDPR) s’applique, nous nous fondons sur l’exécution du contrat, les obligations légales applicables au Royaume-Uni, l’intérêt légitime et le consentement pour les finalités correspondantes décrites dans la section consacrée à l’UE et à l’EEE, sous réserve du droit britannique et des garanties relatives aux informations concernant les non-utilisateurs et aux catégories particulières de données qui y sont décrites. Vous disposez des droits applicables énumérés ci-dessus et pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité britannique de protection des données à l’adresse https://ico.org.uk. Lorsque le droit britannique s’applique à une décision significative fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous pouvez obtenir des informations, présenter des observations, contester la décision et demander une intervention humaine, des restrictions supplémentaires s’appliquant lorsque des catégories particulières de données sont en cause. Une personnalisation ordinaire ne constitue pas, à elle seule, une telle décision. Vous pouvez nous adresser une réclamation concernant nos traitements à l’adresse support@ambi.ai. Nous accuserons réception de toute réclamation relative à la protection des données dans un délai de 30 jours, l’examinerons dans les meilleurs délais, vous tiendrons informé et vous expliquerons l’issue.

Pour les informations protégées par le droit britannique, un transfert soumis à restrictions nécessite des règlements d’adéquation britanniques applicables, des garanties appropriées telles que l’International Data Transfer Agreement britannique ou l’Addendum britannique (UK Addendum) aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées du test de protection des données requis et de protections supplémentaires, ou une exception légalement autorisée.

Résidents du Brésil

Lorsque la Lei Geral de Proteção de Dados brésilienne (« LGPD ») s’applique, les finalités ci-dessus reposent sur la base légale applicable au titre de la LGPD, telle que l’exécution d’un contrat conclu avec vous, les obligations légales, l’exercice de droits, l’intérêt légitime licite ou le consentement. Les données personnelles sensibles nécessitent une base distincte autorisée par l’article 11 ; l’intérêt légitime ne suffit pas à lui seul.

Vous pouvez demander la confirmation de l’existence d’un traitement, l’accès, la rectification, la portabilité le cas échéant, des informations sur les destinataires avec lesquels les données sont partagées, ainsi que l’anonymisation, le blocage ou la suppression des données inutiles, excessives ou traitées de manière illicite. Vous pouvez demander la suppression des données fondées sur le consentement, sous réserve des exceptions légales de conservation, retirer votre consentement, obtenir des informations sur la possibilité de refuser votre consentement et sur les conséquences d’un tel refus, vous opposer à un traitement illicite qui n’est pas fondé sur le consentement, et demander le réexamen des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé affectant vos intérêts ainsi que des informations sur leurs critères et procédures, sous réserve des secrets commerciaux protégés. Vous pouvez saisir l’ANPD ou les autorités compétentes de protection des consommateurs. Utilisez le canal de demande indiqué ci-dessus.

Les transferts depuis le Brésil nécessitent un mécanisme autorisé par la LGPD et les règles de l’ANPD, tel qu’une décision d’adéquation applicable, des garanties contractuelles approuvées ou une autre base légale. Lorsque les clauses contractuelles types de l’ANPD s’appliquent, vous pouvez demander des informations sur le transfert et une copie des clauses applicables, sous réserve de la protection licite des secrets commerciaux et industriels, dans le délai requis, notamment 15 jours pour une demande relevant de ces clauses.

Résidents du Japon

Lorsque la loi japonaise sur la protection des informations personnelles (« APPI ») s’applique, Mistlabs Limited est l’exploitant d’entreprise traitant des informations personnelles. Nos finalités d’utilisation sont celles précisées ci-dessus. Nous obtenons le consentement pour l’acquisition d’informations personnelles nécessitant une attention particulière et pour toute utilisation dépassant le périmètre autorisé lorsque cela est requis. Nous ne fournissons des données personnelles à des tiers qu’avec le consentement ou en vertu d’une exception légale applicable. Le fait de confier un traitement pour une finalité déterminée ne dispense pas des exigences applicables en matière de transfert à l’étranger.

Pour la fourniture à un destinataire étranger, le fondement applicable au titre de l’APPI peut être une juridiction reconnue comme offrant une protection équivalente, des dispositifs garantissant le maintien de mesures de protection équivalentes ou un consentement préalable éclairé. Si le consentement constitue le fondement, les informations requises concernant le pays de destination, son système de protection des informations personnelles et les mesures prises par le destinataire doivent être fournies avant le recueil du consentement. Lorsque des mesures équivalentes constituent le fondement, nous prenons les mesures continues requises et fournissons sur demande les informations prescrites.

S’agissant des données personnelles conservées, vous pouvez demander la notification des finalités d’utilisation, la communication, la rectification, l’ajout ou la suppression d’informations inexactes, la cessation de l’utilisation, l’effacement ou la cessation de la fourniture à des tiers pour les motifs prévus par la loi, ainsi que la communication des registres applicables de fourniture à des tiers. Utilisez le canal de demande indiqué ci-dessus et précisez, le cas échéant, le mode de communication que vous préférez. Nous répondons sans délai comme l’exige la loi et motivons tout refus licite. Des informations sur notre représentant légal, nos mesures de gestion de la sécurité et les environnements de traitement à l’étranger concernés sont disponibles sur demande par ce même canal, sous réserve des exceptions légales liées à la sécurité. Vous pouvez également faire part de vos préoccupations à la Commission de protection des informations personnelles (Personal Information Protection Commission).

Résidents du Canada

Lorsque le droit canadien en matière de protection des renseignements personnels s’applique, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec un consentement valable ou en vertu d’une exception légale applicable. Le consentement repose sur une explication des renseignements, des finalités, des destinataires et des conséquences importantes ; l’acceptation de nos Conditions ne vaut pas, à elle seule, consentement lorsqu’un choix distinct est requis. Nous obtenons un consentement exprès lorsque cela est requis pour les renseignements sensibles ou pour un traitement dépassant les attentes raisonnables. Vous pouvez demander l’accès, la rectification et des informations sur la manière dont nous traitons vos renseignements, retirer votre consentement sous réserve des restrictions légales, et déposer une plainte relative à la protection de la vie privée auprès de nous ou de l’autorité fédérale ou provinciale de protection de la vie privée compétente. Les transferts à des prestataires de services demeurent soumis à notre responsabilité et à des garanties contractuelles ou autres offrant la protection exigée par la loi applicable. Vos renseignements peuvent être traités hors du Canada, notamment aux États-Unis et, pour l’accès restreint du personnel décrit à la section « Transferts de données », en Chine. Les renseignements traités à l’étranger peuvent être accessibles aux tribunaux, aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ces pays en vertu de leurs lois.

Résidents du Québec

Lorsque le droit québécois en matière de protection des renseignements personnels s’applique, nous demandons le consentement distinctement de toute autre information lorsque cela est requis, y compris un consentement exprès pour les renseignements sensibles. Vous pouvez demander l’accès, la rectification et, le cas échéant, une copie, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous. Vous pouvez également demander la cessation de la diffusion ou la désindexation lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies. Lorsque nous utilisons des renseignements personnels pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en informerons comme requis et vous fournirons, sur demande, des informations sur les renseignements, les principaux facteurs et les paramètres utilisés, ainsi que la possibilité de présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision. Vous pouvez faire part de vos préoccupations à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Résidents de Corée du Sud

Lorsque la loi coréenne sur la protection des informations personnelles (Personal Information Protection Act) s’applique, vous pouvez exercer vos droits applicables d’accès, de rectification, de suppression, de suspension du traitement et de retrait du consentement par le canal de demande indiqué ci-dessus, et introduire une réclamation auprès de la Commission de protection des informations personnelles (Personal Information Protection Commission) ou recourir aux mécanismes légaux de règlement des différends. Lorsque cela est requis, nous obtenons un consentement distinct pour les informations sensibles, la fourniture à des tiers ou les transferts à l’étranger. L’externalisation ou le stockage à l’étranger nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat avec vous peuvent reposer à la place sur la voie légale exigeant que les informations prescrites relatives au transfert soient publiées ou notifiées individuellement. Nous fournissons les précisions légalement requises sur les traitements externalisés et les transferts à l’étranger avant le traitement concerné et obtenons séparément tout consentement requis ; la prise de connaissance du présent Avis n’en tient pas lieu.

Pour toute question concernant nos pratiques en matière de confidentialité ou le présent Avis de confidentialité, veuillez envoyer un e-mail à support@ambi.ai ou écrire à Mistlabs Limited d/b/a Ambi, 8 The Green, Suite A, Dover, Kent County, Delaware 19901, United States.